Manual do Empresário

BENCHMARKING


BENCHMARKING

O que é Benchmarking?

O benchmarking é uma poderosa ferramenta de gestão empresarial, mundialmente difundida e utilizada para transformar as organizações e introduzir as mudanças necessárias à melhoria de seus processos, práticas e resultados. Podemos também definir como um processo contínuo de avaliação de produtos, serviços ou práticas gerenciais, comparativamente aos concorrentes ou empresas consideradas líderes no mercado.

Empresas que praticam benchmarking podem ser, usualmente, descritas como pró-ativas, focadas externamente, e próximas dos mercados em que operam. Tais empresas têm acesso a um ilimitado volume de conhecimento, usam o mercado como o ponto inicial para posicionar seus objetivos, e têm ótimo entendimento das necessidades dos seus clientes.

Por outro lado, as características mais comuns das empresas que não utilizam benchmarking são: um foco essencialmente interno, sem uma clara compreensão de suas forças e fraquezas; comportamento reativo para a competitividade; conhecimento incipiente das necessidades e expectativas dos clientes; e esforços, de maneira geral, ineficazes no que diz respeito à inovação.

Simplificando: benchmarking é o processo de ( a ) descobrir o que comparar; ( b ) descobrir qual é o padrão de excelência; ( c ) determinar que métodos ou processos produzem esses resultados e ( d ) decidir fazer as mudanças ou melhorias da própria maneira de fazer negócios, a fim de igualar ou suplantar o padrão de referência de mercado, criando um novo padrão de excelência.

Saiba mais...

  • Tipos de Benchmarking;

  • Principais Benefícios do Benchmarking;

  • Um passo a passo (Segundo Robert Camp);

  • Os 5 grandes desafios.


  • Principais Benefícios do Benchmarking

    Embora existam muitos benefícios – tangíveis e intangíveis – a serem obtido do benchmarking, abaixo relacionamos os mais importantes:

  • Atendimento mais adequado das exigências do cliente usuário final.

  • Estabelecimento de metas com base em uma visão conjunta das condições externas.

  • Determinação de medidas reais de produtividade.

  • Conquista de uma posição de competitividade.

  • Conscientização a respeito das melhores práticas da indústria e sua busca.


  • Tipos de Benchmarking

    Existem pelo menos 3 tipos de benchmarking – interno, competitivo, funcional e genérico.

    O benchmarking interno é a comparação entre as práticas usadas em operações semelhantes dentro da própria empresa.

    O benchmarking competitivo é a comparação com os melhores concorrentes diretos externos.

    Já o benchmarking Funcional, compara as atividades funcionais (práticas de transporte, armazenagem, controle de estoques, programa de qualidade, etc) de setores econômicos distintos. É o tipo com maior potencial para revelar práticas inovadoras. Não é difícil encontrar empresas líderes em determinadas funções. Elas podem ser descobertas, por exemplo, com consultores especializados nessa área.

    Um passo a passo (Segundo Robert Camp)

    Descrevemos a seguir, um processo de benchmarking, composto de um conjunto de ações distribuídas em cinco etapas essenciais:

    1 - PLANEJAMENTO

    O Objetivo desta fase é planejar as investigações de benchmarking. É definir o quê, quem e como.

    O que deve ser objeto do benchmarking?
    Deve-se definir o produto ou resultado (um bem físico, um serviço, um pedido, uma fatura, um relatório) que será priorizado como oportunidade de melhoria do desempenho.

    Com quem ou que iremos comprar?
    Além de fazer comparação com os melhores concorrentes diretos, é necessário conduzir o benchmarking em relação às empresas líderes (de qualquer segmento), onde quer que existam, pois estas proporcionam as melhores comparações.

    Como são coletados os dados?
    Há infinitas maneiras de se obter dados necessários à investigação e, a maior delas, já está pronta e publicamente disponível.
    São exemplos de fontes para coleta de dados:

  • Biblioteca de faculdades de Administração

  • SEBRAE

  • Internet

  • Publicações especializadas

  • Consultores externos

  • Fornecedores de hardware e software

  • Diários de comércio e publicações de negócios

  • Clientes internos e externos

  • Consultas a peritos de indústria

  • Networking por seminários e organizações de profissionais

  • Câmaras comerciais e associações de classe


  • Critérios importantes a considerar durante a coleta de dados:

  • Avaliações de empresas de destaque em publicações de negócios

  • Desempenho financeiro, tecnologia, margens básicas de vendas, inovação de produtos ou serviços, tamanho da organização, etc.

  • Opinião de clientes, fornecedores, etc.

  • Visitar as empresas escolhidas (concorrentes e/ou empresas líderes) é o melhor método de busca de informações.


  • 2 - ANÁLISE

    Depois de determinar o quê, como e quem deve ser marco de referência (objeto do estudo), é preciso efetuar a coleta e a análise de dados.

    Usando os dados levantados, o time de benchmarking compara os processos e seus resultados para identificar potenciais áreas de melhorias. E tem condição, a partir daí, de identificar os elementos essenciais para o planejamento de implementação. Nesse momento, são avaliados os "gaps" entre o modelo e os processos existentes para priorizar as atividades de implementação.

    É importante compreender plenamente os processos internos antes de compará-los a outras organizações, a partir do qual se possa avaliar as forças e fraquezas e projetar os níveis de desempenho futuros.

    3 - INTEGRAÇÃO

    Quando o estudo de benchmarking é completado e as recomendações para melhoria comunicadas a todas as partes afetadas, os responsáveis pela implementação estabelecem metas operacionais, planos e estratégias de mudança. A organização assegura que há apoio necessário para a realização da mudança e garante que os achados no benchmarking realizado sejam comunicados a todas as pessoas envolvidas nos processos-alvo. Nessa fase é importante divulgar os resultados de todo o trabalho a fim de gerar confiança e entusiasmo a todas as partes envolvidas.

    4 - MATURIDADE

    A maturidade será alcançada quando as melhores práticas forem incorporadas a todos os processos empresariais: o benchmarking se tornará a forma padrão de realizar o trabalho e os níveis de desempenho passarão a melhorar continuamente rumo a uma posição de liderança.

    Os 5 grandes desafios

    A seguir, apresentamos os cinco maiores desafios da implantação do processo de Benchmarking (por Sarah Linoln e Art Price):

    1. Faça rápido ou nem faça

    A maioria dos livros não abordam a duração dos estudos de benchmarking. Considerado novidade para a maioria das empresas, o que significa, quase sempre, que os estudos são realizadas por equipes novas. Na maioria dos casos. Os processos levam de 9 a 12 meses (longo demais), podendo muita coisa mudar na empresa nesse período.

    O benchmarking pode se “arrastar” por diversos motivos:
    A quantidade de recursos disponíveis é insuficiente
    Para se obter um bom resultado no processo, é necessário que os membros da equipe de estudo dediquem pelo menos 20% de seu tempo ao Benchmarking.

    Não há peritos no assunto
    Um perito poderá fazer, por exemplo, uma pesquisa na literatura existente e localizar as melhores empresas mais rapidamente e a um custo menor. Mas cuidado, jamais transfira a responsabilidade do estudo ao consultor externo. Mantenha-se envolvido!

    O trabalho de base não foi feito
    Esse trabalho consiste em colher informações sobre clientes, processos e desempenho que permitam comparar sua empresa a outras.

    O alcance do estudo é grande
    Cobrir um terreno muito grande na primeira vez pode acarretar num período muito grande de estudo.

    2. Escolha o alcance adequado

    Para obter sucesso no estudo, torna-se necessária a redução do seu alcance para que seja exequível. As equipes devem escolher um alcance amplo, mas superficial, ou estreito e profundo.

    3. Incorpore os fatores críticos de sucesso

    Fatores críticos de Sucesso (FCS) são aquelas poucas “áreas-chave” nas quais tudo deve dar certo para que o negócio prospere. Derivam do que é fundamental para a sobrevivência da empresa: clientes, posicionamento competitivo, estabilidade financeira, estratégia empresarial.

    Por exemplo, para uma empresa que presta serviços de entrega de encomendas, o cumprimento do prazo pode ser um FCS.

    4. Não caia na ilusão da melhor empresa

    Encontrar uma empresa que seja a melhor do setor não é uma necessidade absoluta, pois esta pode não ser a melhor no processo objeto do estudo.

    Ao definir a empresa, formule critérios para identificar um grupo de empresas potencialmente interessantes, como carteira de clientes da empresa, sua presença no cenário global ou qualidade técnica.

    A escolha da melhor empresa também depende do orçamento disponível para o estudo. Se estiver limitado, opte pelas empresas qua sejam “as melhores da cidade” ou “as melhores do Estado”.

    5. Administrando a mudança desde o começo

    Infelizmente, muitos estudos de benchmarking nunca vão além da apresentação das recomendações.

    Todos aqueles que têm algum interesse no estudo (gerentes, investidores, usuários do processo e clientes) devem estar informados antes e depois do estudo e , se possível, precisam estar envolvidos em sua realização. Isso garantirá a aceitação das recomendações e ajudará a implantação das mudanças necessárias.

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    Fontes:
    Camp, Robert C., 1993. Benchmarking: Identificando, analisando e adaptando as melhores práticas da administração que levam à maximização da performance empresarial – São Paulo: Pioneira.

    Andrada, Antônio.15/12/2000 - BENCHMARKING É MUITO MAIS DO QUE COMPARAR. Revista Venda Mais.

    PEQUENAS EMPRESAS GRANDES NEGÓCIOS, 04/1999 - Volume XI, Número 123, página 37 - COPIAR SEMPRE AJUDA.

    RUMOS, 08/1999 - Volume 23, número: 163, páginas: 22,23 - BENCHMARKING: FERRAMENTA A SERVIÇO DA INOVAÇÃO.

    Managment. Ano 1, número 3, Jul-ago/97 – Dossiê: O aprendizado pelo Benchmarking
    Responsável pela atualização
    02289285757

    Data da última atualização: 14/12/2004